Em janeiro de 2018, todas as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões passaram a ser obrigadas a usar o eSocial para registrar informações de empregados e de eventos como férias e horas extras. A partir de julho de 2018, as demais empresas brasileiras também devem aderir ao eSocial.
É válido lembrar que o eSocial não é apenas um projeto sistêmico. É verdade que o papel da área de TI será crucial, pois as alterações no sistema de folha de pagamento, administração de pessoal, jurídico e saúde e segurança serão extensas. Mas não é só isso: o eSocial envolverá mudanças culturais e de processos nas empresas.
As empresas serão obrigadas a informar aspectos sociais de seus colaboradores, como: resgate de recursos do FGTS para aquisição de casa própria, dados de CNH, jornada de trabalho, processos judiciais ou administrativos contra o empregador, etc. Além disso, será preciso informar ao governo sobre as condições diferenciadas de trabalho, as chamadas situações de enquadramento de aposentadorias especiais, assim como Atestados de Saúde Ocupacional (ASO), as Comunicações de Acidentes de Trabalho (CAT) e fatos relevantes que ocorrem com os colaboradores.
A forma de envio da informação muda consideravelmente e é preciso se atentar às exigências. Há eventos que devem ser transmitidos ao ambiente eSocial do Governo no momento de sua ocorrência, já outros, como a admissão do colaborador, devem ser informados um dia antes de seu primeiro dia de trabalho.
Dessa forma, fica claro que o trabalho inicial vai além de alterações nos sistemas utilizados. Há a necessidade de iniciar um trabalho de saneamento de dados e adequação de processos, o quanto antes, para que ao iniciar as customizações sistêmicas, os processos já estejam adequados à obrigação acessória.
Etapas recomendadas para a implantação do eSocial
A obrigatoriedade do eSocial se dará a partir de julho de 2018 para as empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões. Contudo, sabemos que ambiente de testes com o portal do Governo será disponibilizado antes desta data.
É imprescindível que as empresas iniciem o trabalho de revisão de processos e saneamento antes da implementação sistêmica para garantir maior aderência ao sistema. Sendo assim, a STRONG IT sugere as seguintes etapas para a adequação à obrigação acessória:
- Preparação Inicial – detalhamento do plano de projeto e envolvimento das áreas de negócio (RH, Jurídico, Saúde e Segurança do Trabalho e TI) necessárias para a devida aprovação do plano de projeto, incluindo o cronograma de atividades.
- Processos e Saneamento – análise de aderência do ambiente sistêmico em relação aos requisitos apresentados pelo eSocial, incluindo a geração de um documento com as especificações funcionais e técnicas para o desenvolvimento dos programas e configurações específicas, que atendam as especificidades da norma legal. Adicionalmente, com esta análise deve-se identificar possíveis gaps e apresentar soluções processuais / de negócios ou sistêmicas para saná-los.
- Implantação da Solução na plataforma SAP, para os processos que hoje já estão configurados e em funcionamento no ambiente sistêmico da empresa. Para layouts não atendidos pela solução fornecida pela SAP sugerimos o desenvolvimento de Infotipos, Programas, Tabelas, Interfaces de Mensageria (SAP PI) e, se necessário, a criação de LSMWs para carregar os dados saneados para de atender a todos os requisitos legais. Nesta etapa também devem ser realizados os testes unitários e integrados, a validação no portal de testes do governo e o treinamento “on the job” para os key-users.
Como se pode ver, há bastante trabalho a ser feito em 2017. Planejamento é fundamental para evitar atropelos e inconsistências. Conte com a STRONG IT como sua parceira nesse processo.
